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兰州大学会议费管理办法

第一章    总则
第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议费开支,推进厉行节约、反对浪费,参照《中央国家机关会议费管理办法》、《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》和《兰州大学关于进一步规范会议管理的规定》,结合我校实际制定本办法。
第二条 本办法适用于全校各部门、各单位,附属单位可参照执行。
第三条 会议是指由学校及各单位举办或承办会议所发生的各类支出。
第四条 举办(承办)会议应当遵循厉行节约、 反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议管理,严格会议费预算执行。
第二章     会议管理
第五条 会议实行分类管理、分级审批。举办(承办)会议需由举办或承办单位编报会议费预算,列入年度预算,经批准后执行。
第六条 学校举办(承办)的会议分为两类,具体如下:
三类会议。是由兰州大学举办的会议,或承办的党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体及其所属内设机构召开的会议。
四类会议。是指校内单位举办或承办的,除三类会议以外的其他业务性会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、招投标会、论坛、招聘会、宣讲会等。
第七条 会议按以下程序和要求审批:
举办(承办)会议,由举办(承办)会议单位编制会议计划,按以下程序审批后,列入当年部门预算,经教育部、财政部批准后执行。
(一)三类会议由学校审批;
(二)四类会议由举办(承办)单位分管(联系)校领导审批。
会议计划应包括:会议名称、内容、举办时间地点、代表人数、工作人员数等基本信息,召开会议所需经费来源及收支预算等。收支预算要控制在标准之内。对于承办的三类会议,应由委托方提供经批准的会议计划。因特殊原因,未能列入预算又必须召开的,由举办(承办)单位编制会议追加计划,三类会议报学校、四类会议报分管(联系)校领导审批。未列入预算或未批准的会议,一律不得召开。
使用科研经费举办的会议(以下简称科研会议),严格按照批复的科研项目预算或签订的科研合同执行,可不再重复审批,但会议费预算须报科学研究处备案。
第八条 三、四类会议会期均不得超过2天;传达、布置类会议会期不得超过1天。
第九条 会议报到和离开时间,三类会议合计不得超过2天,四类会议合计不得超过1天。
第十条 各单位应当严格控制会议规模。
三类会议参会人员一般不得超过150人,其中,工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
四类会议参会人员视内容而定,一般不得超过50人。
对于开展的常规工作性会议,如科研项目评审、教学评估、学科建设评估等,会议天数和人数根据实际工作需要,从严控制。
科研会议的天数和人数按预算批复或合同约定执行,对未明确的,按照四类会议的要求执行。
第十一条 会议原则上应当在校内召开,确有需要的经分管(联系)校领导审批可以在四星级以下定点饭店召开。价格低于会议综合定额标准的学校内部会议室、宾馆、招待所、会议中心,优先作为学校会议场所。确有需要的,经过教育部批准后可以在五星级定点饭店召开会议。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十二条 参会人员在50人以内且无外地代表的会议,原则上在学校内部会议室召开,不安排住宿。
第十三条 提倡采用电视电话、网络视频会议方式,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。
第十四条 需委托会务公司、旅行社承办的会议,应按规定程序择优选择承办单位并签订合同。
第三章     会议费报销
第十五条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
其中,交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可以在差旅费中报销。
第十六条 会议费开支实行预算额度和综合定额双重控制,各项费用之间可以调剂使用,在预算额度及综合定额标准内据实报销。
会议费综合定额标准如下:
       单位:/人天
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
三、四类会议
240
130
80
450
 
综合定额标准是会议费开支的上限。
第十七条 不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
第十八条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种渠道资金举办的会议,按照成本补偿的原则,可以适当向参会人员收取会议费,收取的标准不能超过综合定额标准,全部纳入学校财务统一核算。
第十九条 会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环,严禁利用会议费私设“小金库”。
第二十条 举办(承办)单位在会议结束后应当及时办理报销手续,所有票据须按会议集中一次报销,不得零星或分次报销。会议费报销时应当提供兰州大学会议审批表、会议通知、参会人员签到表、会议预算及决算表、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证(如通过旅行社、会务公司组织会议,还须附与旅行社、会务公司签订的委托协议或合同等相关资料)。
第二十一条 财务部门要严格按规定审核会议费开支,对未列入年度会议计划或未按规定程序审批的,以及超范围、超标准开支的经费,不予报销。没有合法票据或因保管不当丢失票据的,不予报销。
第二十二条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第二十三条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十四条 严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,一般安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。
第二十五条 根据需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费,按有关规定执行,一律通过银行卡结算,不得在会议费中列支。其中,讲课费参照《中央和国家机关培训费管理办法》执行;咨询费参照有关科研经费管理规定执行。
第二十六条 电视电话会议费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照上述综合定额标准结算。
第二十七条 会议费原则上不予借款,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。
第二十八条 确因工作需要委托其他单位代办会议的,会议费在规定标准内报销。
第四章  管理职责
第二十九条 党委办公室、校长办公室的主要职责是:
(一)负责学校年度三类会议计划编报;
(二)负责年度会议执行情况的汇总,按规定编报学校会议年度报告。
党群工作报党委办公室,行政工作报校长办公室。
第三十条 科学研究处的主要职责是:
(一)对科研会议计划进行备案管理;
(二)负责年度科研会议执行情况的汇总和报送;
(三)对科研会议执行情况进行监督检查。
第三十一条 财务处的主要职责是:
(一)制定或修订学校会议费管理办法;
(二)对各单位报送的四类会议计划进行备案管理;
(三)负责会议费的会计核算;
(四)负责学校会议费执行情况的监督检查。
第三十二条 各单位的主要职责是:
(一)负责本单位年度会议计划编制;
(二)按规定管理、使用会议费,确保票据来源合法,内容真实、完整、合规;
(三)按规定报送会议年度报告,加强对本单位会议费使用的内控管理。
第五章      会议公示和报告制度
第三十三条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示,具备条件的应向社会公开。
第三十四条 各单位应当于每年2月底前,将上年度会议计划和执行情况(包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等)报校长办公室,由校长办公室汇总后按规定程序上报。
第六章   监督问责
第三十五条 各单位应加强对本单位会议的内控管理,对本单位会议审批制度、会议费预算及规模控制负责。对未经批准擅自举办或承办会议、不按规定开支和报销会议费的人员进行严肃处理。
第三十六条 各单位应自觉接受上级主管部门、财政审计部门对会议及相关经费支出的审计监督及检查。
第三十七条 有下列行为之一的,追回违规资金,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,按规定给予处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。
(一)计划外召开会议的;
(二)没有履行审批或审批控制不严的;
(三)以虚报、冒领手段骗取会议费的;
(四)虚报会议人数、天数等进行报销的;
(五)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(六)违规报销与会议无关费用的;
(七)违规私自收取会务费,未纳入学校财务统一管理的;
(八)其他违反本办法行为的。
第七章   附则
第三十八条 举办或承办的国际会议参照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行2015〕371号)执行。
第三十九条 举办或承办的各类培训参照《中央和国家机关培训费管理办法》(财行2013〕523号)执行。
第四十条 本办法未尽事宜参照国家有关规定执行。
第四十一条 本办法由财务处负责解释。
第四十二条 本办法自颁布之日起执行。

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