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兰州大学会议费管理办法

第一章   总则
第一条  为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议费开支,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》参照《中央国家机关会议费管理办法》,结合我校实际制定本办法。
第二条  本办法适用于全校各学院、各部门、各单位(以下简称各单位)举办或承办的各类国内会议,包括业务性会议和其他会议
        业务性会议是指因教学、科研需要举办的学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
        其他会议是指除业务性会议之外的其他国内会议。
第三条  会议是指由学校及各单位举办或承办会议所发生的各类支出。
第四条  各单位应建立健全会议审批管理制度,遵循厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议管理,严格会议费预算执行。
第五条  会议举办者是会议费的直接责任人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。各单位对本单位所举办的会议承担审批和监管责任。
第二章   会议管理
第六条  会议实行分类管理、分级审批。举办(承办)会议需由举办或承办单位编报会议费预算,列入年度预算,并按以下程序审批:
(一)由兰州大学举办的会议,或承办的党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体及其所属内设机构召开的会议,由学校审批;
(二)由校内单位举办或承办的会议,由所在单位审批。
会议预算应包括:会议名称、内容、举办时间地点、代表人数、工作人员数等基本信息,召开会议所需经费来源及收支预算等。收支预算要控制在标准之内。
第七条  举办(承办)会议应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,根据实际工作需要确定,严格控制会议次数、会期、规模,不得违反中央“八项规定”精神。
第八条  会议原则上应当在校内召开。学校内部会议室、宾馆、招待所、会议中心,优先作为会议场所。校内不具备召开条件时,可根据实际情况,到定点会议场所召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条  无外地代表且会议规模能够在学校内部会议室安排的会议,原则上在学校内部会议室召开,不安排住宿。
第十条 会议提倡采用电视电话、网络视频的方式,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。
第十一条 委托会务公司、旅行社承办的会议,应按规定程序择优选择承办单位并签订合同。
第十二条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金举办的会议,按照成本补偿的原则,可以适当向参会人员收取会议费,全部纳入学校财务统一核算。对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订合同明确双方的权利和责任。
第三章   会议费报销
第十三条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
其中,交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理的规定回所在单位报销。因工作需要,邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议,对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可以在会议费等费用中报销。
第十四条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准内据实报销。
会议费综合定额标准如下:
 单位:/·
会议类别
合计
业务性会议
650
其他会议
550
综合定额标准是会议费开支的上限。
第十五条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第十六条 根据需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费,按有关规定执行,一律通过银行卡结算,在会议费综合定额标准外列支。其中,讲课费参照《中央和国家机关培训费管理办法》执行;咨询费参照有关科研经费管理规定执行。
第十七条  会议举办方在举办(承办)会议前应根据单位要求履行审批手续。报销时,如经费报销单签字盖章齐全,视同已经履行审批手续,所在单位已经同意举办(承办)会议。
第十八条 会议结束后,会议举办方应当及时办理报销手续,所有票据须按会议集中一次报销,不得零星或分次报销。会议费报销时应当提供会议通知、参会人员签到表、会议预算及决算表、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证(如通过旅行社、会务公司组织会议,还须附与旅行社、会务公司签订的委托协议或合同等相关资料)。
第十九条 财务部门要严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费,不予报销。没有合法票据或因保管不当丢失票据的,不予报销。
第二十条 会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环,严禁利用会议费私设“小金库”;严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十一条 电视电话会议费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照上述综合定额标准结算。
第二十二条 会议费原则上不予借款,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。
第二十三条 确因工作需要委托其他单位代办会议的,会议费在规定标准内报销。
第二十四条 会议结束,并办理完报销手续后,如会议费有结余,须按照国家及学校有关规定办理相关手续。
第四章  监督问责
第二十五条 各单位应加强对本单位会议的内控管理,对本单位会议审批制度、会议费预算及规模控制负责。对未经批准擅自举办或承办会议、不按规定开支和报销会议费的人员进行严肃处理。
第二十六条 各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示,具备条件的应向社会公开。
第二十七条 各单位应自觉接受上级主管部门、财政审计部门对会议及相关经费支出的审计监督及检查。
第二十八条 有下列行为之一的,追回违规资金,并视情况予以通报,纳入不诚信(黑)名单,并在以后的会议费报销中严格审查。对直接责任人和相关负责人,按规定给予处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。
(一)没有履行审批或审批控制不严的;
(二)以虚报、冒领手段骗取会议费的;
(三)虚报会议人数、天数等进行报销的;
(四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(五)违规报销与会议无关费用的;
(六)违规私自收取会务费,未纳入学校财务统一管理的;
(七)其他违反本办法行为的。
第五章   附则
第二十九条 举办或承办的国际会议参照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行2015〕371号)执行。
第三十条 举办或承办的各类培训参照《中央和国家机关培训费管理办法》(财行2013〕523号)执行。
第三十一条     本办法未尽事宜参照国家有关规定执行。
第三十二条 本办法由财务处负责解释。
第三十三条 本办法自201691日起执行,《兰州大学会议费管理办法》(校财2016〕6号)同时废止。
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